Diferencia entre Albarán y Factura – Explicación Fácil

Si estás dentro de cualquier negocio, seguro que has oído hablar de ambos conceptos, pero es posible que nunca te hayas preguntado la diferencia entre albarán y factura. Los dos son muy comunes y forman parte del día a día de las empresas, pero tienen una característica muy importante que los distingue, como veremos a continuación.

¿Qué es un albarán?

Si somos proveedores de productos o servicios, el albarán es aquel documento con el que nuestros clientes justifican que la entrega del producto o mercancía. Nosotros emitimos el albarán como proveedores, y la firma del cliente certifica la consecución de la actividad comercial entre ambas partes, cerrándola con la llegada del producto o servicio. Con este documento, cada una de las partes implicadas cumple un objetivo:

1. El proveedor (en este caso, nosotros) confirma que ha cumplido con su envío y que el cliente acepta la mercancía. Tras la firma de este último, el proveedor tiene que emitir la factura correspondiente para entregársela al cliente.
2. El comprador puede utilizar el albarán como un documento que le permite controlar la fiabilidad de la operación, es decir, para justificar si lo que ha recibido se corresponde con la compra que realizó (nota de entrega).

Pese a que es un documento muy común y útil para ambas partes, el albarán carece de validez fiscal.

¿Qué es una factura?

La factura es un documento comercial emitido por el proveedor, en el que se demuestra la relación de compraventa de un bien o servicio entre dos partes. Básicamente, es un documento necesario para tener alguna prueba física que certifique esa compra, y su emisión es obligatoria en cualquier operación de compraventa. Hoy en día, las facturas se realizan a través de programas automatizados con los que solo tienes que incluir los datos básicos de la operación (precio, fecha, a quién se dirige y concepto), y el software te emite la factura ya terminada y con los impuestos aplicados.

Diferencia entre albarán y factura

Ambos documentos son bastante parecidos y tienen finalidades similares, pero presentan una diferencia muy importante que todo el mundo debe conocer para evitar cualquier tipo de problema, ya sean proveedores o clientes.

• Por un lado, la factura está destinada a la acreditación de la compraventa, es decir, su objetivo es funcionar como una prueba que justifique la relación comercial entre ambas partes.
• Por otro lado, el albarán simplemente sirve para que el cliente confirme que el pedido le ha llegado de manera adecuada por parte del autónomo o empresa. Es decir, justifica la entrega de un pedido o la entrega de mercancías.

Pese a que esta es una pequeña diferencia que presentan ambos conceptos, la más importante se encuentra en la validez que estos tienen, ya que la factura es el único documento (entre estos dos) que tiene validez contable y fiscal. De cara a la contabilidad, y frente a la Agencia Tributaria, el albarán no tendrá ningún tipo de validez ni efectos fiscales, y tampoco sirve a efectos del IVA deducible en las compras a proveedores.

Albaranes y facturas en excel

Desde que los ordenadores entraron en el mundo empresarial, muchos de los procesos relacionados con la contabilidad, la facturación y la emisión de documentos se facilitaron y agilizaron, provocando grandes cambios positivos de cara a la productividad de los negocios. En el caso de los albaranes y facturas, el excel ha servido a miles y miles de empresas para ahorrar mucho tiempo, pero no es la opción más indicada dado el desarrollo tecnológico que tenemos hoy en día. 

Generalmente se utilizan modelos predefinidos y plantillas de factura, y el empresario tendría que rellenar las casillas correspondientes (importe, fecha de emisión, datos del cliente, concepto, etc.) para posteriormente imprimir o remitir el documento al cliente. Sin embargo, hoy en día se utilizan programas informáticos especializados que, con solo unos clics, te permiten emitir facturas y albaranes sin coste alguno.

Programas albaranes y facturas gratis 

Actualmente, existe una gran variedad de programas de facturación especializados en la emisión de documentos como facturas y albaranes, teniendo muchos de ellos un carácter totalmente gratuito. Con ellos solo tendrás que indicar la razón social, el importe, el concepto de la operación y el cliente con el que la has realizado, y tendrás el documento listo en unos pocos segundos, con los impuestos y cuantías calculadas perfectamente (en el caso de la factura). Algunos de los programas de albaranes y facturas gratuitos más utilizados son Express Invoice, Contasimple Windows, Mgest y Debitoor.

Ahora que hemos visto la principal diferencia entre albarán y factura, esperemos que no tengas ningún problema para reconocer la obligatoriedad de uno u otro de cara a las obligaciones fiscales y contables de tu negocio. Y si te has quedado con ganas de seguir aprendiendo, descubre la diferencia entre domicilio social y fiscal o entre proveedor y acreedor.