¿Qué es la firma electrónica y qué ventajas tiene?

El teletrabajo ha hecho que muchos trabajadores se percaten de la importancia de contar con firma electrónica en su equipo informático. Hasta el momento, muchas empresas ya contaban con este sistema, pero el proceso era algo desconocido para particulares o autónomos. Actualmente, ya son muchas las empresas que cuentan con un certificado reconocido de este tipo y que se inclinan por recopilar y almacenar los datos firmados de forma digital.

En este artículo queremos explicarte de forma sencilla qué es la firma electrónica y en qué situaciones puede ser útil.

¿Qué la firma electrónica?

La firma electrónica es un proceso de autentificación que es capaz de identificar a una persona física o jurídica (identificación del firmante), permitiéndole firmar documentos online, aceptar condiciones o formalizar acuerdos.

Igual que ocurre con la firma escrita, la firma electrónica tiene la capacidad de comprometer al signatario, almacenando un conjunto de datos en forma electrónica. Por ello, una vez firmado el documento, el signatario quedará obligado a cumplir los términos o condiciones que aparezcan en el.

En definitiva, la firma electrónica consigue autentificar quién firma el documento y corroborar que el documento no ha sido modificado, pudiendo detectar cualquier cambio o modificación. El reglamento 910/2014 de la Unión Europea se encarga de la regulación de este tipo de firmas. Por otro lado, en España, el Real Decreto-Ley 14/1999 reconoce el valor de esta tecnología.

Ventajas de la firma electrónica

La firma electrónica tiene muchas ventajas y, una vez las conozcas, es probable que quieras contar con tu propia firma digital. A continuación, algunas de las ventajas de la firma electrónica:

Firma desde cualquier lugar

Como es lógico, al poder firmar desde tu ordenador con una firma electrónica reconocida no será necesario que acudas a reuniones o encuentros solo por el hecho de tener que firmar un documento. Podrás firmar online desde cualquier lugar del mundo con todas las garantías legales.

Más segura que la firma tradicional

Al solo poder acceder a los documentos electrónicos las personas autorizadas, se convierte en una firma más segura que la firma tradicional. Además, la operación es trazable y queda almacenada en blockchain, garantizando la integridad del documento.

Gestión más eficiente

La firma digital te permite ver en un simple golpe de vista qué documentos están firmados y qué documentos están pendientes de firma. Además, es posible la firma masiva de documentos, por lo que puede simplificar mucho las tareas de los departamentos de RRHH.

Firma desde el móvil

La mayoría de sistemas de firma digital están optimizados para poder usarse en dispositivos móviles. Es especialmente útil para poder firmar documentos cuando te encuentras fuera de casa, en vacaciones o no dispones de ordenador.

Validez en juicio

Debes saber que la firma digital cuenta con validez legal en cualquier juicio. Por lo tanto, equivale totalmente a la firma manuscrita tradicional, mostrando la fecha, la hora y el lugar donde se encontraba el firmante.

Reduce la huella ecológica

Al no tener la necesidad de imprimir y almacenar documentos impresos se reduce la cantidad de papel y tinta utilizados. Es probable, incluso, que la empresa elimine definitivamente el papel en la oficina, convirtiéndose así en un negocio sostenible.

Como ves, las ventajas de utilizar firma electrónica siendo empresa o particular son infinitas. El uso de esta tecnología es fundamental en el mundo actual y conseguirá mejorar tu imagen de empresa. Ahora que ya conoces qué es la firma electrónica, es el momento de dar un paso más en la transformación digital. Informate acerca de los prestadores de servicios de certificación y elige el que mejor se adapte a tus necesidaces como particular o empresa.